Ordnung ist das halbe Leben – viele kennen diese Weisheit noch aus Kindertagen. Aber beherrscht ein Genie nicht das Chaos? Es gibt Menschen, die sagen, dass sie im Chaos erst richtig kreativ werden können. Andere Menschen können sich nicht konzentrieren, wenn der Schreibtisch unaufgeräumt ist. So hat jede Person seine Eigenheiten, wenn es ums Arbeiten geht. Leider muss ich Sie hier enttäuschen, denn es gibt einen Bereich im Leben bei dem Chaos keinen Platz hat und das ist in der Buchhaltung.

Das Zauberwort zur Chaosbeseitigung oder -beherrschung heißt „Ordnerstrukturen“. Mithilfe von Ablagestrukturen kann das ewige Suchen nach genau der einen Rechnung oder genau dem einen Kontoauszug der Vergangenheit angehören.

Anforderungen an ein Ordnersystem

Im Wesentlichen sollte eine sinnvolle Ordnerstruktur drei Kriterien erfüllen:

• Übersichtlichkeit: Im besten Falle sollten Sie auf einen Blick alle Ordner auf einer Hierarchieebene erkennen können. Das führt dazu, dass Sie nicht erst lange nach dem richtigen Ordner suchen müssen, weil Sie eine lange Liste hoch und runterscrollen. Das Scrollen innerhalb einer langen Liste kann nämlich auch dazu führen, dass Sie während der Suche nach dem eigentlichen Dokument abgelenkt werden.
   
• Nachvollziehbarkeit: Wer schon mal eine neue Arbeitsstelle angetreten hat oder vielleicht an einem fremden PC gearbeitet hat, der kennt die Situation wahrscheinlich: Sie wissen erst gar nicht, wo Sie was finden  – geschweige denn, wo Sie überhaupt anfangen sollen zu suchen. Daher sollten ein gewähltes Ordnersystem nicht nur für Sie, sondern auch für andere Personen nachvollziehbar sein. Dazu gehört eine sinnvolle und durchdachte Ablage von Dokumenten, aber auch die sinnvolle Benennung von Dateien. Sind in einem Ordner drei Dateien mit den Namen „Produktbeschreibung_Entwurf1“, „Produktbeschreibung_Entwurf_final“ und „Produktbeschreibung_Entwurf_wirklich_final“, dann haben die meisten Leute irgendwann keinen Überblick mehr über die tatsächlich finale Version von dem gesuchten Dokument.
   
• Auffindbarkeit: Ziel eines sinnvollen Ordnersystems ist natürlich, dass Sie die Dokumente schnell und einfach auffinden können. Das geht einher mit der zuvor genannten sinnvollen Benennung von Ordnern und Dateien, aber auch die Anzahl der Klicks bis zu dem gesuchten Dokument sollten so gering wie möglich gehalten werden. Ein guter Grundsatz für die Auffindbarkeit ist, dass ein Dokumente mit maximal 3 Klicks erreichbar sein sollte. Das führt dazu, dass es maximal drei Ordnerebenen geben dürfte. Die drei Klicks solltest Sie im Hinterkopf behalten beim Erstellen einer Ordnerstruktur. Nur die drei Ordnerhierarchien einzuhalten ist manchmal gar nicht so einfach und tatsächlich auch manchmal gar nicht sinnvoll. Dennoch solltest du Sie diese drei Klicks als Ziel setzen.
   

Alle drei Kriterien haben einen entscheidenden Faktor: Zeitersparnis. Erfüllt das von Ihnen genutzte Ordnersystem alle drei Kriterien, dann sparen Sie letztendlich eine Menge an Zeit bei der Suche nach Dokumenten.